Dokumentenerkennung
Kein Outsourcing, kein Anlernen notwendig
Mit der SMACC Dokumentenerkennung werden Rechnungsdaten vollautomatisch ausgelesen, geprüft und für die Weiterverarbeitung aufbereitet. Das sorgt für extrem kurze Bearbeitungszeiten, minimiert manuelle Eingaben und reduziert Fehler auf ein Minimum.
Im Gegensatz zu vielen anderen Lösungen erfasst SMACC positionsgenaue Daten – inklusive automatischer Plausibilitäts- und Richtigkeitsprüfung Ihrer Eingangsrechnungen.
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100% interne Datenerkennung – kein Outsourcing
Die Datenerfassung erfolgt in der Regel vollständig automatisiert über SMACC. Externe Dienstleister sind überflüssig – damit entfallen Zusatzkosten und lange Wartezeiten. -
Sofort einsatzbereit – ohne KI-Training
SMACC arbeitet mit einem umfangreichen, bestehenden Datenmodell. Ihre Rechnungen werden ab dem ersten Tag präzise erkannt – ohne manuelle Vorarbeit oder "Anlernen" der KI. -
Nahtloser Upload & Weiterleitung
Rechnungen können automatisch aus Ihrem Rechnungspostfach an SMACC weitergeleitet werden. Zusätzlich können Nutzer Rechnungen jederzeit per Drag & Drop hochladen – schnell, intuitiv, ohne Hürden. -
Flexible Formatunterstützung
SMACC verarbeitet Rechnungen in PDF-, PNG- und JPG-Format – für maximale Flexibilität. Dokumente wie .docx oder .xlsx werden aus Sicherheits- und GoBD-Gründen nicht angenommen – für eine rechtskonforme und revisionssichere Verarbeitung. -
Mehrseitige Dokumente? Kein Problem.
Auch umfangreiche Rechnungen mit mehreren Seiten werden zuverlässig ausgelesen und verarbeitet. -
Alle Anhänge an einem Ort
Fügen Sie beliebig viele Anhänge zu einer Rechnung hinzu – ohne Begrenzung. So bleiben alle relevanten Dokumente zentral gebündelt und jederzeit abrufbar.
| Funktion | SMACC | Andere Anbieter |
|---|---|---|
| Kein Outsourcing notwendig | ✅️ | ❌ |
| Positionsgenaue Erkennung | ✅️ | ❌ |
| Automatisierung ab der ersten Rechnung | ✅️ | ❌ |
| Rechnersiche Prüfung der Rechnungen | ✅️ | ❌ |
| Erkennung mehrseitiger Rechnungen | ✅️ | ❌ |
| Ablage von Anhängen | ✅️ | ❌ |
| Automatische Erkennung der Zahlungart, Fälligkeit & Skonto | ✅️ | ❌ |
| Automatische Duplikatsprüfung | ✅️ | ❌ |
Workflows
Individuelle Rechnungsfreigaben – effizient, transparent & skalierbar
Mit den SMACC Workflows automatisieren Sie Ihre Rechnungsfreigaben und schaffen klare Prozesse – egal ob für kleine Teams oder internationale Unternehmensstrukturen. So stellen Sie sicher, dass jede Rechnung sofort dort landet, wo sie bearbeitet werden muss – ohne manuellen Aufwand.
Das macht Ihre Workflows besonders leistungsstark:
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Direkte Zuordnung dank Workflow-E-Mail-Alias
Einfach Rechnungen an die jeweilige Workflow-Adresse senden – SMACC übernimmt die korrekte Zuordnung und startet automatisch den passenden Freigabeprozess. -
Team-Freigaben mit maximaler Effizienz
Aufgaben können an mehrere Personen gleichzeitig verteilt werden. Eine Freigabe genügt – und die Aufgabe gilt automatisch für alle als erledigt. -
Alles im Blick mit Workflow-Filtern
Finden Sie in Sekunden alle Rechnungen eines bestimmten Workflows – für maximale Transparenz. -
Live-Übersicht über den Status aller Aufgaben
Wer hat welche Aufgabe? Was ist noch offen? Wo stockt es? Mit Echtzeit-Status behalten Sie jederzeit die Kontrolle. -
Automatische Reminder vermeiden Verzögerungen
Erinnerungen an offene Aufgaben werden automatisch verschickt – so bleiben Prozesse in Bewegung. -
Beliebig kombinierbare Freigabe-Logiken
Einfache oder mehrstufige Workflows – mit Bedingungen, Rollen, Eskalationen und individuellen Abläufen. Perfekt für Unternehmen mit komplexen Strukturen. -
Automatisierte Abo-Verarbeitung (Subscription Handling)
Wiederkehrende Rechnungen wie Software-Abos, Servicegebühren oder Mietverträge laufen vollautomatisch durch – ganz ohne manuelle Freigabe, solange sie mit den hinterlegten Konditionen übereinstimmen. Stimmt etwas nicht, stoppt SMACC automatisch den Prozess und legt die Rechnung einem Prüf-Workflow vor. So sparen Sie Zeit und behalten volle Kontrolle. -
Teams- & Slack-Integration
Bleiben Sie immer informiert – auch ohne im Tool aktiv zu sein. SMACC integriert sich nahtlos in Microsoft Teams und Slack, sodass Nutzer direkt in den gewohnten Kommunikationsplattformen Benachrichtigungen erhalten. Dadurch werden neue Aufgaben, Freigabeanfragen oder Kommentare zu Rechnungen sofort angezeigt – ohne Medienbruch und ohne Verzögerung. Ihr Vorteil: Schnellere Reaktionszeiten, weniger verpasste Aufgaben, effizientere Zusammenarbeit im Team.
| Funktion | SMACC | Andere Anbieter |
|---|---|---|
| Unbegrenzte E-Mail-Aliase | ✅️ | ❌ |
| Team-Freigaben | ✅️ | ❌ |
| Live Bearbeitungsstatus | ✅️ | ❌ |
| Automatische Erinnerungen an offene Aufgaben | ✅️ | ❌ |
| Subscription Handling | ✅️ | ❌ |
| Frei konfigurierbare, mehrstufige Workflows | ✅️ | ❌ |
| Slack & Teams Integration | ✅️ | ❌ |
Intuitives Toolhandling
Keine Schulung nötig – sofort startklar
Mit SMACC können Rechnungen schnell, sicher und ohne Einarbeitung geprüft und freigegeben werden – auch von Nutzern außerhalb der Finanzabteilung. Die Oberfläche ist so intuitiv gestaltet, dass jeder Freigeber ohne Schulung sofort produktiv arbeiten kann.
Einfach. Klar. Effizient.
SMACC bietet alles, was Freigeber für eine reibungslose Bearbeitung benötigen – übersichtlich und direkt zugänglich:
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Prüfen & Freigeben mit einem Klick
Rechnungen können in Sekunden freigegeben, abgelehnt oder an andere Verantwortliche weitergeleitet werden – ohne Umwege und ohne Tool-Komplexität. -
Integrierte Kommunikation
Eine eingebaute Nachrichtenfunktion ermöglicht direkte Rückfragen, Kommentare und Abstimmungen im Team – direkt an der Rechnung, ohne externe Tools. -
Schneller entscheiden dank klarer Informationen
Alle relevanten Daten, Dokumente und Anhänge sind zentral einsehbar. So treffen Freigeber fundierte Entscheidungen ohne Zeitverlust. -
Automatische Benachrichtigungen
Nutzer werden über neue Aufgaben, Freigaben oder Kommentare sofort informiert – für nahtlose Abläufe und schnelle Weiterverarbeitung.
Weniger Aufwand. Schnellere Prozesse. Bessere Ergebnisse.
SMACC reduziert den Aufwand für Freigeber erheblich. Das beschleunigt den gesamten Rechnungsprozess, entlastet Teams und sorgt für eine präzisere Kostenkontrolle.
SMACC Prüfprotokolle
Lückenlos. Transparent. Prüfkonform.
Die SMACC-Rechnungsprüfprotokolle dokumentieren vollständig und revisionssicher alle Aktivitäten rund um jede einzelne Rechnung – von der ersten Erfassung bis zur finalen Freigabe.
Volle Transparenz über den gesamten Prüfprozess
Alle relevanten Aktionen werden automatisch protokolliert, darunter:
- Freigaben und Ablehnungen
- Kommentare, Rückfragen und Antworten
- Änderungen an Feldern oder Beträgen
- Forwards and responsibility changes
- Dokumentenherkunft
Dieses zentralisierte und jederzeit zugängliche Protokoll ermöglicht es Finanz- und AP-Teams sowie Prüfern, den gesamten Ablauf einer Rechnung klar und mühelos nachzuvollziehen.
Ihr Vorteil: Maximale Transparenz, vollständige Nachvollziehbarkeit und eine revisionssichere Dokumentation – ideal für interne Audits, Prüfungen und Compliance-Anforderungen.
Die SMACC Prüfprotokolle sind auch innerhalb der Lieferantenstammdaten sowie in der Nutzer- und der Workflowverwaltung einsehbar. Das schafft Transparenz in einer sich stetig ändernden Welt.
Multimandantenfähigkeit
Zentral steuern. Dezentral agieren. Volle Kontrolle.
Die Kreditorenbuchhaltung in Unternehmensgruppen ist oft ein Jonglierakt: unterschiedliche Gesellschaften, verschiedene Genehmigungs-Workflows. Komplexität ist vorprogrammiert.
Viele Lösungen erfordern separate Konten oder Konfigurationen pro Einheit – ein unnötiger Mehraufwand für Ihre Freigeber und ihr Finanzteam.
SMACC löst das elegant:
- Zentrale Plattform für alle Einheiten: Verwalten Sie die gesamte Rechnungsverarbeitung, Genehmigungen und Berichterstattung über beliebig viele Gesellschaften oder Tochtergesellschaften hinweg – alles von einem Ort aus.
- Wahre Konsolidierung: Schluss mit ineffizientem An- und Abmelden bei verschiedenen Systemen. SMACC bietet eine wirklich einheitliche Plattform für komplexe Unternehmensstrukturen.
- Automatisierte Zuordnung: Eingehende Rechnungen werden automatisch der korrekten Gesellschaft zugeordnet. Das spart immens viel manuelle Zeit und eliminiert Fehler.
- Volle Transparenz und Kontrolle: Erhalten Sie jederzeit einen klaren, konsolidierten Überblick über die Rechnungen der einzelnen Gesellschaften – mit umfassendem Reporting über alle Gesellschaften hinweg. Filtern Sie Belege jederzeit nach der gewünschten Firma.
Ihr Nutzen: Ein einheitlicher, optimierter AP-Ansatz, der Zeit spart, Fehler reduziert und die finanzielle Transparenz sowie Compliance auf ein neues Level hebt.
Kreditorenstammdaten-Management
Geprüft, aktuell und garantiert duplikatsfrei
Kreditorenstammdaten sind oft ein "Sammelsurium" – doppelte Einträge, lückenhafte Informationen, veraltete Bankverbindungen. Das ist ein Sicherheitsrisiko und ein Effizienzkiller.
SMACC beseitigt dieses Chaos und sorgt für einen gepflegten und aktuellen Kreditorenstamm – ganz automatisch:
Schnelle, vollständige Neuanlage: Erstellen Sie neue Kreditoren inklusive aller relevanten Lieferanteninformationen mit nur wenigen Klicks direkt aus der eingehenden Rechnung.
Intelligenter Datenabgleich: SMACC führt einen automatischen Abgleich der vorhandenen Stammdaten mit den aktuellen Rechnungsdaten durch.
Ist die Anschrift neu? Die Bankverbindung anders? Änderungen werden erkannt und für Sie sichtbar gemacht.
Stopp Duplikate: Nie wieder doppelte Kreditoren! Dank mehrstufiger, intelligenter Prüfungen wird die Anlage von Duplikaten zuverlässig verhindert.
Compliance und Sicherheit: Nur aktuelle und geprüfte Daten garantieren eine korrekte Zahlung und schützen Sie vor Fehlüberweisungen.
Ihr Vorteil: Weniger manuelle Pflege, höhere Datenqualität, volle Sicherheit im Zahlungsverkehr und eine Stammdatenbasis, die jederzeit audit-sicher ist.
Smarte Zahlläufe
Zahlungen planen, Skonti sichern und Doppelzahlungen ausschließen.
Sie kennen das: viele offene Posten, unterschiedliche Fälligkeiten und die ständige Angst, eine Rechnung doppelt zu bezahlen, die bereits per Kreditkarte oder manuell beglichen wurde. Das kostet Zeit, Nerven und Liquidität.
SMACC verwandelt Ihren Zahlungsverkehr in ein präzises Instrument:
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Intelligente Doppelzahlungs-Prävention:
Dank smarter Dokumentenerkennung werden Rechnungen, die bereits per Kreditkarte, Lastschrift oder Online-Zahldienst beglichen wurden, automatisch erkannt. Sie werden gar nicht erst für den anstehenden Zahllauf vorgeschlagen. -
Volle Übersicht über Verbindlichkeiten:
SMACC erkennt automatisch Fälligkeiten und Skonto-Bedingungen auf der Rechnung. Alle Verbindlichkeiten werden übersichtlich und priorisiert dargestellt. -
Strategische Entscheidungen:
Basierend auf dieser klaren Darstellung treffen Sie fundierte Zahlungsentscheidungen. Nutzen Sie Skonti optimal aus und vermeiden Sie teure Mahngebühren. -
Sicherheit durch Genehmigung:
Für doppelte Sicherheit können Sie Zahlläufe vor der Ausführung mit einem Genehmigungsprozess versehen. Definieren Sie individuelle Workflows, um auch die Überweisung selbst abzusichern. -
Einfacher Export:
Der vorbereitete Zahllauf lässt sich standardisiert und mit wenigen Klicks in Ihr Online-Banking übertragen – kompatibel mit Hunderten von Banken. -
Individuell und doch Standartisiert:
Sie haben eine Sondervereinbarung mit ihrem Lieferanten? Kein Problem, sie können diese ganz einfach im Kreditorenprofil hinterlegen.
Smartes Nutzer- & Rechtemanagement
Volle Kontrolle über Rollen und Prozesse – mit Sicherheit in jeder Situation.
Wer darf was? In komplexen Workflows ist das Rechtemanagement oft kompliziert und fehleranfällig. SMACC sorgt für Transparenz und Klarheit.
Flexible Rollenzuweisung:
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Standard oder Individuell:
Wählen Sie aus sechs Standardrollen (z. B. Freigeber, Buchhalter, Leser) oder erstellen Sie in wenigen Klicks eine völlig individuelle Rolle, die exakt den Anforderungen Ihrer Organisation entspricht. -
Granulare Steuerung:
Definieren Sie präzise, auf welche Workflows (z. B. Genehmigungen) ein Nutzer zugreifen darf und ob ihm Buchhaltungsaufgaben zugewiesen werden. -
Freigebergruppen für Effizienz:
Fassen Sie mehrere Nutzer in Freigebergruppen zusammen (z. B. „Marketing-Team“ oder „IT-Leitung“). Das spart Zeit in der Administration von Genehmigungsprozessen, da Sie keine Namen mehr einzeln hinterlegen müssen.
| Feature | Nutzen für Sie |
|---|---|
| Vertretungsmanagement | Urlaub, Krankheit, Elternzeit? Kein Problem! Der Nutzer aktiviert seine Vertretung selbst oder der Admin steuert es zentral. Keine Aufgaben bleiben liegen. |
| 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) | Höchste Sicherheit für alle Nutzerkonten. Schützen Sie sensible Daten effektiv vor unbefugtem Zugriff. |
| Flexible Verifizierung | Entscheiden Sie selbst, welche Methoden Ihre Mitarbeiter nutzen dürfen: App, SMS oder E-Mail. |
| Sprache | Deutsch oder englisch? Jeder Nutzer kann seine Sprachsteuerung selbst verwalten. |